A vállalaton belüli kommunikációt kétféle módon csoportosíthatjuk, egyrészt aszerint, hogy írott vagy szóban elhangzott, illetve aszerint, hogy közvetett vagy közvetlen.
A vállalati kommunikáció egyik bázisa a már korábban említett vállalati információs rendszer lehet, amely felépítése ugyanúgy, mint a vállalat felépítése, pl.: piramis jellegű.
A piramis csúcsán tehát az ügyvezető igazgatók, alján pedig a dolgozók állnak. A dolgozók panaszaikkal, javaslataikkal a közvetlenül felettük álló csoportvezetőkhöz fordulnak, akik az egyes részlegek vezetőihez fordulnak, majd a közlés jellegétől függően az üzemvezetőhöz és a műszaki ügyintézőhöz, illetve a gazdasági ügyvezetőhöz jut el az információ.
Az egyoldalú információs hierarchia következtében a gazdasági ügyvezetéshez a titkárságon keresztül minden információ befut, mind kívülről, mind belülről. A közvetlen információáramlás a vezetői szinteken, illetve a már említett információs csomópontokon valósul meg legtöbbször.
A dolgozók a titkárságon keresztül bármikor közvetlenül fordulhatnak problémáikkal a vezetéshez.
Szóbeli és írásbeli kommunikáció
Vállalaton belüli kommunikáció
A szóbeli kommunikáció formai megvalósulása a vállalatvezetés és a dolgozók között pl. az alkalomszerűen összehívott gyűlések, amelyeken általában a vállalatvezetés közli az információkat a munkavállalókkal. Ilyenkor természetesen dialógus is kialakulhat.
A vezetői szinten megvalósuló szóbeli kommunikáció legfontosabb eleme a heti gyakorisággal megtartott értekezlet, pl. termelési, illetve a közép- és felsővezetői szinten tartott, alkalmi jellegű megbeszélések. Az értekezletet emeljük ki ezek közül, mivel ez az a fórum, ahol a közép- és felsővezetők találkoznak információcsere céljából, mely a vállalati élet minden területére kiterjed.
Ez az a fórum, ahol az egyes területek számot adnak tevékenységükről, és itt történik a célok – legfőképp taktikai szinten – történő meghatározása is.
Az írásbeli kommunikáció elemei közül példának emeljünk ki három tényezőt :
• -Az első a vállalatvezetés és a dolgozók közti kommunikáció. Itt kell beszélnünk a vezetési stílusról is. A vezetési stílusok között megkülönböztetünk :
1. direktív,
2. delegáló
3. együttműködő
4. konzultatív
5. egyezkedő vezetőt.
Az egyes vezetői attitűdök nagyban befolyásolják a választott kommunikációs eszközöket, és módszereket.
• A cégvezetés, és a dolgozók közti kommunikáció, pl. az információhordozó plakátok által valósul meg, melyet mindig az információt közlő szerv készít el, de közlés előtt az ügyvezetés jóváhagyása szükséges hozzá.
E módszer a legegyszerűbb, de a vállalati igényeket nem mindig képes kielégíteni. A vállalati élet színesebbé, gazdagabbá válása sűrűbb és bővebb tájékoztatást kívánna, ami eloszlatná a kommunikációs zavarokat és leegyszerűsítené a vezetés kommunikációját, mivel az írott szónak Magyarországon bizonyítottan nagyobb a hatása a kimondott szavaknál, ezt kihasználva a vállalati újság kiadása elősegítheti egy 100 fős létszám fölé emelkedő embertömeg összekovácsolását.
Ez a fajta közvetlen kommunikáció hatékonyabban segítené a vállalatvezetést a dolgozók elérésében.
• Az írásos kommunikáció közvetlen megnyilvánulása pl. a vállalatvezetés és a közép- valamint felsővezetők közötti levelezés. E levelezés szintén két részre osztható, hiszen lehet egyoldalú és lehet párbeszédszerű, azaz több levélben megnyilvánuló kérdezz-felelek.
A vállalatvezetés ma már elfogadott módszere az ügyvezetői utasítás kiadása, melyben az ügyvezető a középvezetők, illetve az egyéb felsővezetők felé közli utasításait. Ezen utasítások magas prioritást élveznek, betartásuk illetve figyelembe vételük kötelező jellegű, megszegésük és teljes mértékű figyelmen kívül hagyásuk komoly következményeket vonhat maga után. E módszer a középvezetők és beosztottak között nem jellemző, a közvetlen szóbeli kommunikáció a leggyakoribb közlésformájuk.
dialúgusforma
• A dialógusforma leginkább a közvetlen kommunikáció során valósulhat meg. Ennek egyik legszemléletesebb formája az e-mail-ben megvalósult kommunikáció, mely mára szintén gyakorivá vált az adminisztrációs oldal dolgozói között, mind a tájékoztatás, mind pedig a párbeszédek terén. E viszonylag kötetlen formula oldja az írásbeli formátum komolyságát, ugyanakkor a kommunikáció fajtáinak sokkal szélesebb tárházát engedi megvalósulni. Példa erre, hogy a titkárság a sok embert érintő kérdésekben vagy közös rendezvények szervezésekor nem kell, hogy minden munkatársat egyenként keressen meg és kérdezzen meg, hanem időt megtakarítva egyetlen körlevélben forduljon mindenkihez, akit érint kérdés. A visszajelzéseket egyenként kapja meg, vitás kérdésekben, akár az információ beszerzését illetően, a válaszok írott jellege akár döntő jelentőségű is lehet, hiszen az írott szót nem lehet már megmásítani. Ugyanakkor a levél írója meggyőződhet arról is, hogy olvasták-e levelét, amennyiben pedig a határidő lejártával sem kap választ, vagy nem olvasták el levelét, felhívhatja mindezekre a címzett figyelmét.