A vállalatnak identitásának megfelelően kell kommunikálnia: a borítékon, levélpapíron, névjegykártyán, az alkalmazottak öltözékén, viselkedésén, beszédén át az irodák berendezéséig, tisztaságáig minden jel elárul valamit a vállalatról.

A vállalat külső kommunikációjának egyik területe pl. .az anyavállalattal folytatott kommunikáció, melynek legnagyobb része az üzleti életre korlátozódik, hiszen egy leányvállalat teljes termelése függ az anyavállalattól, mely egyben a legnagyobb vevője is.

Az üzleti kommunikáció legfontosabb tulajdonsága, hogy a félreértések elkerülése és a bizonyíthatóság miatt minden területen minden információcserét le kell dokumentálni, éppen ezért az írásbeliség a domináns. A technikai eszközök közül a legfontosabb eszköz a fax és az e-mail.

A szóbeli kommunikáció szerepe háttérbe szorul, ugyanakkor nem elhanyagolható az elgépiesített, személytelen kommunikációban. A szóbeli kommunikáció legfőbb feladata a személyes jelleg, a légkör megérintése, de gyakran használják a gyors visszacsatolás megszerzésére, az írásban közöltek tudomásul vételének ellenőrzésére.

Az írásbeli kommunikáció elemei a levélformulák, melyek a két vállalaton belül egységesnek mondhatók. Az anyavállalat kialakíthatja sajátos írásbeliségét, azaz a kötelező levélformákat, memókat, infókat.

Ez alól az e-mailek jelentenek csak kivételt, mivel ez a formula a szoftvergyártó által lett kialakítva, minden felhasználó számára egységes. A fent említett levélformátumok következetesen alkalmazottak a magyar leányvállalat minden írásos levelezésében, egységet sugallva.

A beszállítókkal és az egyéb partnerekkel megvalósított kommunikációra szintén érvényesek a fentiekben megállapítottak, ugyanakkor még fokozottabban érvényesek, mivel itt még meghatározóbb az arculat, image, azaz mindaz, ami a kommunikációból a vevő számára látszódik.

Így a szóbeli kommunikáció formálisabb, hivatalosabb. Itt kevés tér jut az informális közléseknek, fő cél a közérthetőségi tömörség és az információk átadása, az írásban közöltek pontosítása, segítség a helyes értelmezésben és az írásos válasz megerősítésére, valamint a gyors reakció. Ez természetesen a partnerek szempontjából is igaznak bizonyul, hiszen számtalan példa bizonyította, hogy a több ezer kilométer távolságban lévő észt igazgató akkor tekintette elintézettnek ügyét, ha felvette a kapcsolatot a magyar kereskedelmi igazgatóval és szóban kapott választ kérdésére, problémájára.

Az írásbeliség szintén fokozott jelentőséget kap e téren, hiszen a legtöbb információt adja készítőjéről: az írás nyelvi és formai minősége árulkodik készítőjének szakértelméről, egyéniségéről. Míg a levelezés maga a cégről is árulkodik: elárulja, létezik-e valamiféle egység benne, milyen a cég egyénisége; a levélpapír, a felhasznált szimbólumok formája, esztétikája, színvilága, mennyisége árulkodik a vállalat kultúrájáról, annak fejlettségéről.

A vállalat faxainak és egyéb dokumentumainak meghatározottak formai elemei.

A dokumentumok elengedhetetlen eleme a logó, mely a faxok esetében természetesen fekete-fehérben látható, tipográfiailag azonban megegyezik az eredetivel. A faxok kötelező eleme a „TELEFAX” felirat, valamint a fejléc. Ezek legfőbb jellemzője, hogy az anyacég egy betűtípust használ, azonban a magyar nyelvű Windows esetében nem mindig adott, így pl. a leggyakrabban használt Times New Roman betűtípust nevezhetjük a hivatalosan használt betűtípusként.

A levelezés formavilágát tekintve nem tér el a hagyományos levelezéstől, így kezdő és záróformulái is igazodnak ahhoz.
A levelek formavilága igazodik a cég logójának és szimbólumainak formavilágához, azaz letisztultak, könnyen áttekinthetők és értelmezhetők.

A levelezési formulák a leányvállalaton belül egységesen használatosak, mindenki számára elérhetők.

Az üzleti és egyéb levelezés meghatározó a vállalatról külső partnerek által kialakított kép alakulásában.

A fentiekben leírtak természetesen érvényesek pl. a  német és angol nyelvű levelezésre is. Az egységes formátum a vállalatcsoport tagjai irányába történő kommunikáció során is fontos momentum, a vállalton belüli egység minden esetben a bizalom kialakítását szolgálja. Különösen fontos ez olyan cégek esetében, hol az anyacég, és egy-egy divízió között több ezer kilométer távolság is lehet, hiszen akkor minden írásbeli változás, vagy megnyilvánulás jelzésértékű.